Eine Geschäftsfrau schaut mit verschränkten Armen aus einem Fenster

Elektronische Rechnungen versenden und empfangen

Digitalisieren mit dem VR-RechnungsService

Tschüss Papierrechnung, hallo elektronische Rechnung! Stellen Sie jetzt auf E-Rechnungen um und profitieren Sie mit dem VR-RechnungsService von effizienten Arbeitsabläufen in Ihrem gesamten Rechnungsprozess. Der VR-RechnungsService stellt Ihnen eine zentrale Plattform zur Verfügung, die sich ganz bequem in Ihre IT-Infrastruktur integrieren lässt. Es lohnt sich gerade jetzt, denn seit 2025 sind E-Rechnungen die neue Norm im B2B-Bereich.

Effiziente Rechnungsabwicklung

Vereinfachte und übersichtliche Arbeitsabläufe reduzieren Fehlerquellen.

Medienbruchfreie, schnelle Übermittlung

Mit dem direkten elektronischen Versand statt dem Postweg sparen Sie Zeit und Aufwände.

Mehr Sicherheit

Sie erhalten Unterstützung dabei, die Anforderungen an Revisions- und Rechtskonformität sowie des Datenschutzes zu erfüllen.

Ressourcenschonend

Sie reduzieren nachhaltig den Verbrauch von Büromaterial.

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Illustration einer Person, die eine Glühbirne anmacht

Was ist eine elektronische Rechnung?

Anders als Papierrechnungen oder PDFs sind elektronische Rechnungen strukturierte und maschinenlesbare Datensätze. Sie entsprechen einer festen EU-Norm und müssen in einem strukturierten, elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. Seit Januar 2025 sind inländische Unternehmen verpflichtet, im B2B-Sektor E-Rechnungen auszustellen. Es gilt eine Übergangszeit bis Ende 2027.

Illustration verschiedener Dokument- und Dateitypen

Was ist das Besondere am VR-RechnungsService?

Der VR-RechnungsService bietet Ihnen eine Plattform zur Rechnungsabwicklung. Sie lässt sich einfach in bestehende IT-Infrastruktur integrieren und modular erweitern. Sie vernetzen sich auf ihr mit Ihren Geschäftspartnern und können E-Rechnungen versenden und empfangen. Die Rechnungsdaten werden verarbeitet und übertragen und die Rechnungsinformationen weiterverarbeitet. Abschließend werden die E-Rechnungen sicher archiviert.

E-Rechnungen sicher verschicken und aufbewahren

Das optionale Modul „Elektronisches Archiv“ bewahrt Ihre Rechnungen mindestens zehn Jahre revisionssicher auf, die elektronische Rechnungszustellung findet zuverlässig und unabhängig von herkömmlichen äußeren Bedingungen statt.

Vom Rundum-Service profitieren

Der Lettershop des VR-RechnungsService verschickt Rechnungen auch auf Papier. Umgekehrt digitalisiert der Scan-Service Ihre Papierrechnungen. Klingt gut? Wir machen Ihnen gern ein Angebot über die einmaligen Einrichtungskosten und die Kosten für die gewünschten Services.

Illustration einer Person, die auf einem Sofa sitzt und aufs Handy schaut.

Mit GiroCode zahlen

Ihre Kundinnen und Kunden können mit dem GiroCode — einem QR-Code auf der elektronischen Rechnung — im Handumdrehen bezahlen. Das geht zum Beispiel mit der VR Banking App.

FAQ zur elektronischen Rechnung

Was brauche ich, um elektronische Rechnungen zu erstellen oder zu empfangen?

Sie brauchen einen Internetanschluss und den Zugang zu einer Rechnungssoftware — oder noch einfacher: zu einer Rechnungsplattform wie dem VR-RechnungsService. Außerdem benötigen Sie die E-Mail-Adressen Ihrer Rechnungskontakte.

Sind digitale Rechnungen und elektronische Rechnungen das Gleiche?

Nein, eine digitale Rechnung ist nicht unbedingt eine elektronische Rechnung. Digitale Rechnungen können unstrukturierte Rechnungsdaten im PDF- oder Word-Format oder gescannte Papierrechnungen sein. Bei der elektronischen Rechnung handelt es sich um eine Rechnung in einem strukturierten XML-Datenformat.

Wie lange muss ich elektronische Rechnungen aufbewahren?

Für elektronische Rechnungen gilt die gleiche gesetzliche Aufbewahrungsfrist wie für Papierrechnungen: Alle Dokumente müssen Sie mindestens zehn Jahre archivieren. Im elektronischen Archiv des VR-RechnungsService ist das revisionssicher möglich.

Haben elektronische Rechnungen etwas mit dem elektronischen Handelsregister zu tun?

Nein, das elektronische Handelsregister ist ein öffentliches Register, das Informationen über die wirtschaftlichen Verhältnisse von Kaufleuten und Unternehmen bereitstellt.

Ist der Versand von elektronischen Rechnungen sicher?

Im digitalen Rechnungsprozess ist das Risiko eines Betruges äußerst gering, da alle Rechnungen elektronisch erfasst werden. Eine Rechnung kann nur weiterverarbeitet werden, wenn sie von der verantwortlichen Person freigegeben wird.